Det var någon vecka efter höstterminens start som en anställd inom elevhälsan upptäckte felet.

– Hon reagerade på att några personer var hemskt gamla, berättar Klas Karlsson, enhetschef på elevhälsan på Nyköpings gymnasium.

När de nya eleverna hade förts in i journalsystemet hade de fått markeringen ”+” som markerar att de är födda på 1900-talet i stället för ”-” som visar att de är födda på 2000-talet. På grund av ett extra streck blev de alltså hundra år äldre.

– Markeringen hade följt med från ett annat datorsystem som används av skolans administration. Hur det har kommit in där vet vi inte än, säger Klas Karlsson.

Krångligt att åtgärda

Att åtgärda felet är komplicerat, så skolan har kallat in företaget som tillhandahåller systemet för att hjälpa till att ta bort de felaktiga journalerna och ta reda på hur felet kunde uppstå.

Personal på elevhälsan går nu manuellt igenom journalerna för att se om någon information hann skrivas in i dem.

– Än så länge har vi inte hittat något som lett till att någon inte fått den hjälp som den annars skulle ha fått, men eftersom något kunde ha hänt har vi anmält till Inspektionen för vård och omsorg, säger Klas Karlsson.

Om missen inte hade uppmärksammats hade till exempel en remiss till en annan vårdinstans kunnat förbli obehandlad, eftersom den inte innehöll rätt uppgifter.

Alla siffror i födelseåret ska användas

För att förhindra att det händer igen ska elevhälsan införa skriftliga rutiner för hur personuppgifterna ska föras över till journalsystemet. Varje gång en ny elev skrivs in ska ansvarig personal vara extra noggrann med att alla siffror är rätt. All personal som använder systemet måste också skriva in elevens hela födelseår varje gång, även de två första siffrorna.